Douze pistes pour valoriser et optimiser son service de traduction
Vous êtes gestionnaire d’un service linguistique et vous souhaitez valoriser votre rôle au sein de votre organisation et optimiser votre fonctionnement? L’ACGL vous propose douze pistes concrètes à explorer. Ces douze enseignements sont tirés des discussions que nous avons eues lors de l’atelier que nous avons organisé le 4 avril dernier, en présentiel, sur la maturité en traduction. L’atelier réunissait un beau panel de sept gestionnaires d’expérience et a été animé d’une main de maître par Mathieu Gautier. Près de cinquante gestionnaires y ont assisté. Globalement, il faut rappeler haut et fort que la traduction joue un rôle prépondérant dans la création de valeur, tangible ou intangible, de toute organisation.
Sensibilisation
- Se positionner comme spécialiste stratégique de la langue pour les affaires et l’image de marque : Il est très important de saisir les occasions de s’affirmer comme spécialiste stratégique de la langue : langage clair, écriture inclusive, conformité linguistique… autant d’enjeux organisationnels stratégiques qui doivent vous permettre de vous rendre indispensables.
- Obtenir ou soutenir l’engagement linguistique de sa haute direction : Certaines têtes dirigeantes reconnaissent d’emblée l’importance du plurilinguisme pour toutes leurs parties prenantes; d’autres attendent malheureusement les catastrophes (piètre qualité d’un examen, traduction automatique risible, dommages et coûts liés à une non-conformité, etc.) pour réagir. Les gestionnaires de services linguistiques doivent savoir rappeler que le transfert linguistique est une pierre angulaire de l’inclusivité, du respect des identités, de la conformité, en un mot de l’image de marque de son employeur.
- Positionner la traduction comme un élément essentiel de la gestion des risques : Un service linguistique sera le mieux placé pour décider du traitement adapté d’un contenu, selon son importance stratégique et saura éviter les erreurs coûteuses. Il saura ainsi discerner les contenus publiables des contenus éditables.
- Créer des liens avec les autres services : Pour être visible et reconnu·e, il est essentiel de créer des liens avec ses collègues du marketing, des services juridiques, des TI, etc., notamment pour éviter que la traduction n’arrive en dernier dans tout processus de communication. Plus la traduction est intégrée en amont, moins il y aura de retards dans l’échéancier et de dépassements de coûts. Dites-leur aussi que la rentabilité des projets s’en trouvera rehaussée.
- Participer aux décisions qui vous concernent : Il est nécessaire de prendre sa place à la table des décideurs et décideuses lorsque vient le temps d’adopter un système de gestion ou un outil de TAO. Ce n’est pas toujours facile, mais on constate qu’un mauvais choix peut rendre difficile la bonne intégration de la traduction aux processus de l’organisation… et finir par lui coûter très cher. Or ce choix est trop souvent laissé aux spécialistes des technologies uniquement.
- N’oubliez pas de diffuser des capsules linguistiques : Une bonne façon de se rendre visible consiste à diffuser à l’interne des capsules linguistiques, à condition qu’elles ne soient pas trop prescriptives et qu’elles soient adaptées aux besoins terminologiques et linguistiques de l’organisation. Vos collègues les aiment encore plus quand elles leur permettent d’apprendre en s’amusant.
Fonctionnement
- Compter sur un service interne pour exceller : Un service interne permet de servir l’organisation de façon optimale; on n’est jamais mieux servi que par soi-même et l’on voit souvent ce service devenir une fierté pour son organisation. Cela dit, comme il est impossible de traiter 100 % de son volume à l’interne (pic saisonnier, spécialisations, etc.), il est bon de compter sur des fournisseurs externes. Plus on considère ces fournisseurs externes comme une extension de son propre service, meilleurs sont les résultats de la collaboration. Et la relation avec ces fournisseurs doit s’entretenir : plus on se parle, plus on se connaît, et mieux c’est!
- Fonctionner par budget ou rétrofacturation, peu de différences : L’un ou l’autre système revient à peu près au même au final, pour les coûts comme pour les relations avec les clients internes.
- Faire des chiffres ses meilleurs amis : Facturation, nombre de mots, notation des fournisseurs… : dotez-vous d’un bon tableau de bord qui vous servira à mesurer vos progrès et à rendre compte à vos leaders. Les chiffres parlent, alors adoptez le même langage. Les chiffres devraient vous aider à atteindre vos objectifs et ceux de votre organisation.
- Est-il trop tard pour vous doter d’un budget traduction pour la conformité à la Loi 96? Les organisations qui se sont dotées d’un tel budget vivent mieux la transition. Le volume supplémentaire qui peut découler de la Loi 96 n’est ainsi plus perçu comme un fardeau.
- Adopter des normes de service n’est pas obligatoire : Certains services se sont dotés de normes de service; d’autres ont une approche plus holistique. Les deux approches ont leur mérite, mais une réalité demeure : s’il faut parfois cinq minutes pour traduire 100 mots, il faut aussi parfois cinq heures et plusieurs réunions! Et il y a toujours des efforts de sensibilisation à faire auprès de la clientèle interne concernant les délais. Ne mettez surtout pas de case « Échéance ferme » dans votre formulaire de demande de traduction; vous risqueriez de créer des attentes déraisonnables!
- Intégrer l’IA à ses processus, avec précaution et jugement – en 4 points : 1 – attention à la post-édition; les traductions machines peuvent donner du fil à retordre, et il faut se former pour bien les utiliser; 2 – les nouveaux outils d’IA sont de précieux outils d’aide à la traduction ou à la rédaction, mais ne sont pas toujours appropriés pour des premiers jets; 3 – il faut toujours penser à la confidentialité de l’information, et donc faire attention aux plateformes et aux solutions qu’on utilise; 4 – la plupart des services sont encore en mode « essai » et n’ont pas trouvé la solution IA idéale; on l’intègre à ses outils classiques, on teste les LLM maison… et si les hautes directions poussent pour leur utilisation, les gestionnaires de service doivent constamment veiller à la qualité des résultats.
Merci à toutes les personnes présentes, tout particulièrement aux panélistes qui n’ont pas lésiné sur les conseils.
